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E-Mail im Geschäftsalltag
Schon vor einiger Zeit hat in den Unternehmungen ein Wandel in der Art der Kommunikation stattgefunden. Wurden früher noch Memos, Kurznotizen oder Telefonnachrichten hinterlassen, werden heute ganz einfach E-Mails versendet. Schnell geschrieben, einfach verschickt und bequem am Computer, auf dem Handy oder dem Palm gelesen.
Doch ganz so einfach ist es nicht, welche Tücken verbergen sich hinter dem Kommunikationswunder und worauf achtet man heute zu wenig? Auf der einen Seite ist da mal der Punkt, dass man in E-Mails viel zu wenig auf die Rechtschreibung achtet, das nochmalige
Doch ganz so einfach ist es nicht, welche Tücken verbergen sich hinter dem Kommunikationswunder und worauf achtet man heute zu wenig? Auf der einen Seite ist da mal der Punkt, dass man in E-Mails viel zu wenig auf die Rechtschreibung achtet, das nochmalige
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Durchlesen einer E-Mail Nachricht machen die wenigsten und so schleichen sich unnötig viele Fehler ein. Doch woher kommt dieser unachtsame Umgang? Warum war ein Brief oder ein schriftliches Memo so viel wichtiger? Ganz einfach, ein Memo oder ein Brief wurde früher fein säuberlich abgelegt, es wurde aufbewahrt und vielleicht auch noch anderen gezeigt.
Ein E-Mail gilt als unwichtig, nicht bindend oder wird häufig auch nicht aufbewahrt! EIN GROSSER FEHLER! E-Mails im Geschäftsumfeld unterliegen der gleichen Aufbewahrungs- und Datenschutzpflicht wie Briefe und Memos. Ein wichtiger Punkt dabei ist, dass die Geschäftsleitung eines Unternehmens für die E-Mails verantwortlich ist, welche intern und extern versendet werden. Ein weiteres Problem ist die Aufbewahrung von E-Mails selbst, wo soll man sie ablegen? Lokal auf dem PC? Auf dem Server, im E-Mail Programm oder Projekten zuweisen? Wie finde ich die E-Mails anschließend wieder und wie laufe ich nicht Gefahr, das innerhalb kürzester Zeit der IT-Administrator des Unternehmens im Office steht und fordert, man solle doch bitte den Account und Posteingang wieder einmal leeren. Ein weiteres häufiges Problem bei der Ablage von E-Mails ist, das jeder sein eigenes System für die Ablage hat und so das Problem entsteht, wenn diese Person einmal nicht mehr für das Unternehmen arbeitet, sein Nachfolger keine Chancen hat, sich in den alten E-Mails zurecht zu finden. Doch heute gibt es dafür Lösungen, wie z.b. die ZOË.box oder den ZOË.server der Firma ZOE-One GmbH aus der Schweiz. Dies sind in sich geschlossene Systeme, welche einfach in das bestehende Netzwerk integriert werden und nach einer kurzen Einrichtungszeit alle interne wie externe E-Mail Post archivieren und nach Volltext indexieren.
Autor und Quelle: Aurelio Gisler / www.zoe-box.ch
Ein E-Mail gilt als unwichtig, nicht bindend oder wird häufig auch nicht aufbewahrt! EIN GROSSER FEHLER! E-Mails im Geschäftsumfeld unterliegen der gleichen Aufbewahrungs- und Datenschutzpflicht wie Briefe und Memos. Ein wichtiger Punkt dabei ist, dass die Geschäftsleitung eines Unternehmens für die E-Mails verantwortlich ist, welche intern und extern versendet werden. Ein weiteres Problem ist die Aufbewahrung von E-Mails selbst, wo soll man sie ablegen? Lokal auf dem PC? Auf dem Server, im E-Mail Programm oder Projekten zuweisen? Wie finde ich die E-Mails anschließend wieder und wie laufe ich nicht Gefahr, das innerhalb kürzester Zeit der IT-Administrator des Unternehmens im Office steht und fordert, man solle doch bitte den Account und Posteingang wieder einmal leeren. Ein weiteres häufiges Problem bei der Ablage von E-Mails ist, das jeder sein eigenes System für die Ablage hat und so das Problem entsteht, wenn diese Person einmal nicht mehr für das Unternehmen arbeitet, sein Nachfolger keine Chancen hat, sich in den alten E-Mails zurecht zu finden. Doch heute gibt es dafür Lösungen, wie z.b. die ZOË.box oder den ZOË.server der Firma ZOE-One GmbH aus der Schweiz. Dies sind in sich geschlossene Systeme, welche einfach in das bestehende Netzwerk integriert werden und nach einer kurzen Einrichtungszeit alle interne wie externe E-Mail Post archivieren und nach Volltext indexieren.
Autor und Quelle: Aurelio Gisler / www.zoe-box.ch
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